Incluso la pandemia no puede matar a la oficina de planta abierta
El centro de llamadas en el piso 11 de este edificio de oficinas de 19 pisos en el centro de Seúl tenía un diseño que sería familiar para muchos trabajadores de cuello blanco: largas filas de escritorios compartidos se alinean a cada lado del piso abierto, con un puñado de pequeños salas de reuniones y oficinas privadas escondidas en las esquinas. El 25 de febrero, una de las 216 personas que trabajaban en el piso comenzó a experimentar síntomas de coronavirus. Rápidamente, un grupo de casos comenzó a hacer ping-pong en la oficina, hasta que el gobierno tomó viento y el edificio fue cerrado.
Los Centros para el Control y la Prevención de Enfermedades de Corea rastrearon a cualquier persona que vivía, trabajaba o había visitado la oficina y el desarrollo de apartamentos, revelando la ruta del virus a medida que saltaba de un cuerpo cálido a otro. De las más de mil personas que probaron, 97 habían contraído Covid-19. Casi todos trabajaron juntos en el piso 11. Un mapa de infección publicado por los investigadores mostró que un lado de la habitación, lleno de líneas de mesas donde al menos seis empleados estaban sentados a cada lado, fue el más golpeado. En total, 94 de los 216 empleados densamente poblados dieron positivo por la enfermedad, los casos se dispersaron por la oficina como un tablero de ajedrez.
Para las compañías que ahora esperan invitar a los empleados a volver al trabajo, ese mapa de infección sirve como un plan aleccionador: la oficina abierta que tantas compañías han adoptado en los últimos años parece un peligro extremo para la salud pública.
Las oficinas abiertas se hicieron populares en la década de 1980 como un esquema para reducir los costos inmobiliarios y romper las divisiones entre los equipos; Con menos paredes, los jefes pueden afirmar que están haciendo hincapié en la transparencia y la colaboración mientras maximizan sus pies cuadrados por empleado. A pesar de las quejas basadas en la evidencia de que el diseño es molesto y ruidoso, obstaculiza la productividad y en realidad desalienta la interacción en persona, en 2017, 7 de cada 10 oficinas habían adoptado el modelo. (Los defensores del diseño de oficinas de planta abierta incluyen Bloomberg LP, el padre de CityLab y el fundador y propietario mayoritario de la compañía, Michael Bloomberg).
El coronavirus presenta un nuevo desafío a la primacía / tiranía de la oficina abierta. A corto plazo, los arquitectos, diseñadores, administradores de propiedades y profesionales de la salud pública dicen que casi todos los aspectos de este tipo de espacio de trabajo tendrán que cambiar, de modo que haya menos personas dentro de él a la vez. Pero no se arrepienta ni celebre su muerte por el momento: un pivote hacia las paredes probablemente todavía esté muy lejos.
“Desde el punto de vista de hacer cambios físicos significativos, todos están en una especie de modo de esperar y ver”, dijo Chris Coldoff, director y líder de estudio en la oficina de arquitectura y diseño de la firma de Los Ángeles, Gensler. (Lleva 8 semanas trabajando en casa y sigue contando)
En lugar de invertir en renovaciones costosas, las organizaciones ahora están tratando de reconfigurar los espacios existentes, con el objetivo de mantener a los empleados a salvo de infecciones y darles la tranquilidad de regresar. “Las empresas básicamente planean hacer de Covid una parte de nuestras vidas y de nuestra forma de trabajar durante al menos los próximos 18, 24, 36 meses, hasta que haya una vacuna o tratamiento”, dijo Brian Chen, cofundador y CEO de ROOM. , una empresa que fabrica cabinas telefónicas insonorizadas para oficinas abiertas.
La mayoría de los trabajadores esenciales no han tenido el lujo de esperar en casa, ya que sus empleadores descubrieron cómo permitirles hacer su trabajo de manera segura: han estado arriesgando la infección para aparecer en hospitales, supermercados y otros lugares de trabajo críticos desde que comenzó. La pandemia. . Pero los trabajos de oficina de plan abierto serán algunos de los últimos en regresar a medida que las economías locales cobren vida, porque muchas de las industrias de cuello blanco que favorecen el diseño hacen que sea más fácil hacer su trabajo de forma remota. Tienen más tiempo para hacerlo bien.
"No queremos volver a un lugar de trabajo donde parezca que estamos en una prisión".
El primer y más importante impulso es reducir la densidad. En lugar de presionar a ocho empleados en un banco, los diseñadores de oficinas aconsejan a las empresas que asienten solo a tres; en lugar de llevar a los clientes externos a la oficina para reuniones, serán enrutados a salas laterales con poco tráfico (o no serán invitados).
Los escritorios alternativos tendrán una señalización clara que los marcará fuera de los límites. Nuevos letreros fuera de las salas de descanso anunciarán niveles máximos ajustados de ocupación. Las reuniones de equipo de todas las manos pueden dividirse en componentes virtuales y físicos, donde solo cuatro personas se reúnen en salas de conferencias y las demás sintonizan desde escritorios más alejados o desde casa. Los ascensores pueden contener seis personas, y probablemente menos; En los vestíbulos de los rascacielos, los empleados hacen cola antes de entrar.
All of this leaves offices with a geometry problem: How are they supposed to safely space their old workforce, with the same number of square feet? The short answer is that they are not. At least not for a while.
Bergmeyer, a collaborative design with open-plan offices in Boston and Los Angeles, currently plans to invite employees to return to work on Monday, May 18, but the return will be phased. At the Boston office, people will return in three waves, over three-week cycles. Approximately one third of the office will be classified in each wave, and will be divided into two again: half will come on Monday, Wednesday and Friday and the other half on Tuesday and Thursday. If people want to avoid rush hours on public transportation, managers suggest that people stagger their arrivals every day, just making sure they are close during “peak business hours” from 11 am to 4 pm Eastern time. , when workers from both coasts are online.
“It was like a giant chessboard, trying to figure out how to take into account the preferences of each of our employees, but also do some kind of regularity,” said Rachel Zsembery, vice president of Bergmeyer.
To help organizations stage returns in stages, Gensler developed a tool called “ReRun,” which uses an office floor plan to calculate how many people can fit a given space and where they can sit, depending on how much space is desired. between each of them. . “It’s something that our clients were struggling with and doing manually,” Coldoff said. “Some had millions of square feet, and they’re coming in with a measuring stick trying to figure out how many people can fit.”
Overall, workplaces seek to reduce capacity by 50% to 60%, says Lenny Beaudoin, executive director of a CBRE team that leads the workspace strategy. Now offices are discovering how to subdivide their workforces. Some employees need to return to the office (because their job demands it), and others may want to return (because they miss their desk or their trip or their colleagues); On the other side of the ledger are those who don’t want to go back, don’t need it, or just can’t because of concerns like childcare.
La flexibilidad es un enfoque favorecido por las oficinas grandes y pequeñas: antes de un aflojamiento esperado de los requisitos de distanciamiento social en el Área de la Bahía, Facebook anunció que todos sus empleados pueden trabajar desde casa durante el resto del año. El CEO de Twitter, Jack Dorsey, anunció que algunos empleados pueden trabajar desde casa indefinidamente.
Para dar cabida a los equipos que pueden tener algunos miembros que permanecen remotos y otros que ingresan a la oficina, las “salas de zoom” pueden convertirse en accesorios del lugar de trabajo de coronavirus. Bergmeyer está convirtiendo todas sus salas de conferencias más pequeñas en espacios de video chat, por ejemplo, y está experimentando con fondos que funcionan bien para reuniones remotas.
The Dutch branch of Cushman and Wakefield, a real estate company, developed a plan to separate employees by putting round stickers on the floor that show what a six-foot bunk really looks like. Bergmeyer has a similar series of branded signs that will direct traffic flow around the space, says Zsembery.
However, a six-foot distance is not a foolproof protection against infection, and protocols extend beyond density reduction. CBRE is recommending that homeowners increase their ventilation circulation (and pay for the additional energy needed to do so) and install new air filtration systems. New hand sanitizing stations need to be set up and new schedules need to be developed for cleaning staff to perform a deep clean. Coldoff hopes to see a turn towards everything without contact: personal controls will open doors, personal telephones will do the work of corded telephones; no more shared desktops or computer mice.
Then there is the office kitchen, that germ-intensive chat room that cools the water and sticky microwaves. The pantry will be a challenging task in rethinking the post-pandemic workplace, but for now, bringing your own caffeine is the plan at Bergmeyer: The coffeemaker won’t be back in action until at least mid-July.
Hay una pregunta más profunda que debe resolverse en el corazón de este esfuerzo para proteger la oficina abierta a prueba de virus. ¿Qué es exactamente tan valioso de trabajar juntos en el mismo espacio físico? Si el objetivo es fomentar nuevamente la colaboración en persona, el diseño de la oficina tendrá que encontrar formas de hacer que esas interacciones cara a cara se sientan seguras y cómodas nuevamente.
“Si puede hacer el mismo trabajo en casa, la carga de la oficina es que debe ser un mejor ambiente que su hogar”, dijo Chen de ROOM. Dado que se cree que el aerosol liberado al hablar es particularmente probable que propague el coronavirus, la privacidad auditiva y visual adquiere una nueva importancia. Las oficinas abiertas anteriores a Covid también tuvieron problemas con este dilema. Estás respirando en tus colegas, pero también estás escuchando cada masticación y oliendo su ramen; sus llamadas telefónicas personales perforan tu concentración tan a menudo como su mochila queda atrapada debajo de la pata de tu silla. La solución Band-Aid para un número cada vez mayor de oficinas que derribaron paredes son cabinas telefónicas portátiles: vainas encapsuladas que aparentemente son insonorizadas.
"No quieres respirar en la cara de tu colega".
Pero ya hay menos apetito por las micro oficinas cerradas compartidas, a menudo mal ventiladas. Room y Zenbooth, otra compañía de cabinas telefónicas de oficina, informaron que los pedidos cayeron en picada cuando las oficinas cerraron; Zenbooth informó la mitad de sus ventas previstas previamente en marzo, y alrededor del 40% de lo que planeaba para abril. (Sin embargo, están recibiendo muchas más solicitudes de entrega de vainas a hogares privados, ya que los trabajadores remotos los están instalando en garajes y salas de estar como una escotilla de escape de los niños o compañeros de cuarto).
Ambas compañías han centrado sus operaciones en otras formas de muebles modulares y divisores de habitaciones, que predicen tendrán un papel más central en la oficina posterior a la pandemia. Zenbooth también ha dirigido su atención al espacio de atención médica, fabricando protectores y separadores de estornudos de plexiglás para negocios esenciales y para trabajadores médicos que interactúan con los pacientes. Diseños similares aparecerán en otros tipos de oficinas, dice Sam Johnson, CEO de Zenbooth: “No quieres respirar en la cara de tu colega”.
Los divisores de plexiglás de piso a techo podrían ayudar a reducir la transmisión aérea de Covid-19, dice Beaudoin de CBRE, pero tales medidas pueden tener un efecto más psicológico. Su instalación también podría ser contraproducente, sugirió, reduciendo la vigilancia a otras consideraciones de distanciamiento y desinfección.
El diseño de los divisores también será importante, dice Johnson. Lejos de replicar cubículos encajonados, cree que los divisores efectivos deberían ser translúcidos o semitranslúcidos. “Si los lugares de trabajo protegen a sus trabajadores, deben tener cuidado de no protegerlos en exceso de una manera perjudicial”, dijo. “Todos estamos físicamente separados en este momento, y eso está causando todo tipo de problemas psicológicos. No queremos volver a un lugar de trabajo donde parezca que estamos en una prisión “.
Hay otras cosas no relacionadas con el diseño que los empleadores pueden hacer para apoyar a los trabajadores ansiosos. (Proporcionar una amplia licencia por enfermedad, por ejemplo, puede ayudar a alentar a las personas que no se sienten bien a evitar el lugar de trabajo). Pero pase lo que pase, regresar a la oficina después de un largo período de tiempo probablemente se sentirá extraño, dice el Dr. K Luan Phan, presidente del Departamento de Psiquiatría y Salud del Comportamiento de la Universidad Estatal de Ohio.
“A medida que las personas regresan al trabajo o regresan a los espacios públicos, siempre se preguntarán si hay suficientes precauciones para hacerme sentir bien con este regreso”. dijo Phan. “¿Existen medidas de seguridad que me hagan sentir mejor sobre todo el trabajo que realicé en estos últimos dos o tres meses para estar seguro y saludable?”
La clave es comunicar qué está cambiando y cómo. “Tiene que ser consistente, transparente y, en última instancia, debe ser cierto”, dice Phan.
Zsembery dice que Bergmeyer, como muchas personas, hogares y empresas durante este tiempo inusual, está tratando de mantenerse flexible en caso de que nuevas oleadas de infección requieran volver a cerrar la oficina en invierno o antes.
“Algunas personas están listas hoy para regresar”, dijo Zsembery, “y hay personas que no estarán listas para otros cuatro o cinco meses”.